絵画のイベント・個展を成功させる為にチェックすべき資料作り！

こんにちは！
油絵×心像画家の中西宇仁です。

今回は、個展やワークショップなどの絵画イベントを
開催するうえで必要な準備の１つである資料作りについて
お話ししていこうと思います。

多くの絵描きさんは、学校や仕事、家事など1日の中で
限られた時間を使ってイベント開催に向けて準備します。
多忙に追われ慌てずに質の良いイベントを開催する為に
は水面下に潜む準備をしっかり行う事で順調に進めていく
事が出来ます。

また、メインとなる作品の魅力をより引き出す為にも資料
は有効なサポート要素となります。

これからイベントを開催したいとお考えの方やこれからの
催物をより良くしたいとお考えの方には是非ご覧頂きたい
内容となりますので１つの参考として見て行ってくださいな＾＾

【　イベント開催に必要な事　】

個展やワークショップなど、個人主催で絵画イベントを
開催する際に必要な事をいくつかご紹介しますね！

●1. イベントのコンセプトと目的設定

まずは、イベントのコンセプトを明確にしましょう。

イベントのターゲット層は誰か？
どのような体験を提供したいのか？
作品や体験を通して何を感じ取ってもらいたいのか？

等、イベントを通じて何を発信・提供したいのかという
目的を設定する重要な部分です。

この部分があいまいだと来場者からは、
「ここは何をやっているんだろ？」と来訪する意味がわからなく
なってしまいます。

コンセプトについては、別途ご紹介しておりますので
こちらも合わせてご覧ください！

●2. 会場の選定

イベントを開催するには、満足に条件が揃っている場所であるか
が重要です。
展示スペースやワークショップスペースが十分にあるか？
スタッフの協力が求められるのか？
など確認する必要があります。

照明が作品に適しているか？
作品を安全に展示できるスペースがあるか？
ワークショップで使う道具や材料を広げるスペースがあるか？

など、自分が実施したい事が出来る環境であるかの確認が
必要です。

詳細は、こちらでご紹介しております。

●3. 必要な機材や備品のリストアップ

実施したい事があればあるほど用意が必要な備品がありますね。
原画展示には適切な額縁や展示台が必要であったり
絵描き体験には画材やテーブル、椅子、お掃除道具などが必要です。また、展示会では以下も確認が重要です。

個人情報を取り扱う場合のセキュリティ対策も必要ですので
鍵付きBOXや住所や名前などの情報が丸見えにならない配慮も
行いたいところですね。

詳細は、こちらでご紹介しております。

●4.宣伝

絵画イベント開催が決まった所でもうひと踏ん張りな取り組みが
宣伝です。
せっかく時間と労力を掛けて準備をしても来て頂けないと寂しい
ですよね＾＾；

その為、集客する為の取り組みも重要なタスクとなります！

詳細は、こちらでご紹介しております。

●5. 資料作り

イベント開催に向けた案内状やチラシ、配置レイアウトや
スケジュール管理表などの資料作りですね。
個人的には、準備に向けて進めていくうえで抱えているタスクや
進捗具合などを管理する為に重要なポイントですね。

●6. 法的な手続きと契約

イベント会場の使用契約や、作品の展示に関する保険を確認します。また、ワークショップで使用する材料についての安全面の確認も重要です。

作品販売をする場合、売り手と買い手との間でトラブルが起きない
為にも契約書などを用意していおくことをお勧めします。

今回は、5，6を中心にお話ししていこうと思います！

１つ１つの作業を丁寧に進めていくことでよりクオリティを
上げて実施する事ができます。
自分がこの先、絵描き活動を発展させたいとお考えであれば
感覚だけではなく手法や考え方を取り入れ見聞を広げていくと
良い事があると僕は体感しています。

この記事では、コンセプトについてご紹介していきますが
別の記事で他の項目についてもお話ししていこうと思います！

【　 資料作り　】

個展やワークショップなどイベントに向けて準備しておくと
良い資料についてお話ししますね。
イベント開催準備までにあると良い資料と本番を迎えた会場
で必要な資料の2手に分けてご紹介します！

●準備に必要な資料

イベント本番までにあると良い資料についてご紹介しますね。

・スケジュール管理表

残り日数や進めるべきことを管理する表ですね。
一般的にお仕事の場面や行事などで用いられるものです。
具体的に予定を把握する事で何が達成できどの対応が必要なのかを
把握しやすくなります。

僕の場合、Excelで作成しますが必要な枠としては、スケジュール
やタスク表、QA表に分けています。
スケジュール表には、日程毎にタスクを割り振ります。
タスク表とは、進めるべき事項を管理する表です。
イベントに必要であれば作品制作、名刺やチラシ作成、会場との
打ち合わせなど取り組む事を一元管理したものです。

QA表とは、Q(question）A(answer）の略です。
分からない事をQ(質問）し解決に至る回答(A）を記した表です。
一般的にお仕事の場では、品質保証表という意味がありタスク管理
やチェック項目など品質管理に用いられる事が多いようです。

僕の場合は、進めて行く中でわからない事があればそれをQとして
挙げ、解決したらAとして残しています。
データ化して残す事で忘れる事もいちから思い返す必要もないので
効率もあがりますね。

Excelであれば表の中に進捗状況を記したステータス項目を設け
未・着・済・保留、のように管理すると整理しやすくなります。
条件付き書式などソフトの機能を利用する事になるので相応の
下調べやスキルは必用となりますが仕事の場面でよく使われている
機能なのでハードルはそこまで高くはありませんよ＾＾

・チェックリスト

必要な備品などをチェックするリストですね。
作品、名刺、チラシ、器具などイベント会場に必要な物をリスト化
する事で搬入・搬出時に漏れなくチェックする事が出来ます。
頭の中だけで処理しようとすると忘れてしまったり考えるなど
余計な労力が掛かるのと漏れを防ぐ事が出来ます。

運ぶのにダンボールを使用する場合は、箱に何が入っているのか
を書いておくと搬出時に迷いなく詰める事も出来ます＾＾

●本番であると良い資料

イベント開催され期間中にあると良い資料について紹介しますね。

・自己紹介

絵描きとしての自己紹介文です。
活動方針と内容、表現スタイル、生い立ちや経歴などを載せる事で
人物像を伝える事が出来ます。
抵抗なければ出生地を載せる事で親近感を得る事も出来ますね。

今までの経験の中、この自己紹介を通して共感や理解を得られる
事が多いです。
特に活動内容に触れた後、協力者を得たりメルマガ登録される方
などもいらっしゃいますね。
(個人でメールマガジンを運営しています）

・作品紹介集

作品のストーリーやなぜ描こうとした背景など作品に関する内容
を載せる事で来場者から作品に対する理解を深める事が出来ます。
絵画作品は、観た人の印象で楽しむという考えを持たれる事が多い
ですが水面下に潜んでいる作品の中身を伝える事で別の観方を持た
れます。

僕の場合、作品集を通して「最初の印象とこれを読んだ後では
感じ方がまったく変わりますね」と意見を頂く事が多いです。

人も初対面の相手と対面した時に「この人可愛いな、怖いな」と
第一印象を持ちますよね。
そこから接していくと「見た目とは裏腹に腹黒いな、話してみたら
優しい人だ」と最初の印象とは異なるものを感じるかと思います。
絵画もそれと同じと言う事です。

・体験用資料

絵描き体験など来場者がイベント内で体験できる催し物を提供する
場合は、案内資料を用意しておくと良いでしょう。
プロジェクターを利用出来るのであればその場で写し出すと注目
を集める事も出来ます。

僕の場合は、過去のイベント内で絵描き体験を提供していましたが
絵の描き方の資料を写し出しご案内・説明をしました。
その場に居た他の来場者さんも見学していましたね。

・契約書等のコンプライアンス

作品の売買をするのであれば契約書を用意しておく事で相互間で
トラブル回避や安全保障に繋がります。
組織単位であれば法律や規則に沿って契約書を交わしますが個人
の場合は、自分の事は自分で守る必要があります。

また、会場内での撮影許可の可否も提示しておく事で来場者さんが
写真を撮って良いか判断しやすくなります。
また、写真撮影をお断りしたい場合は掲示しておくことで乱用など
抑える事にもなります。

・その他の資料

個展などのイベントで必要な基本的な資料は、自己紹介資料と
作品紹介集、体験があれば体験用資料ですがそれ以外に伝えたい
事や提供したい事があれば準じた資料を作っておくとより詳細に
伝える事が出来ます。

僕の場合だと絵画初心者や中級者に向けた絵画の観方や絵描きを
通して得られる効果などの説明を記した資料ですね。
この方法を取り入れてから来場されるお客様からは、
「絵の観方がわかりやすかった、今までにない案内で斬新です」
等、ご感想を頂く事がありますね。

なぜ、このような資料を設けたかと言うと主催者は自分となります
が来場される方は、時間を分けて来場されます。
その為こちらも丁寧にお迎えしたい、意味のある時間を提供したい
という想いから作りました。

【　目的ある資料作りを　】

受験する為に「とりあえず参考書を用意すれば良いんだ」と形だけ
用意しても有効に活用できなければ勿体ないです。
資料作りも同様でとりあえず用意しておけば良いんだ、と平均的な
準備では効果は半減してしまいます。

資料の根本的な存在理由とは、「いかにして相手に伝えるか」だと
思います。
自分、または関わる人達の想いや考え、思想などを周りに伝える
為に資料があります。
歴史書や文献など紙媒体でも同様ですね。

”誰に向けたものなのか？”を意識する事で必要な情報をすくい上
げ、文章・画像・イメージ図などに変換する事で具体的に伝える
事が出来ます。

その為には、目的が重要です。
何に関しても目的というのは、そこへ向かう為の指標になります。
自分が伝えたい事がわからないと話していても分からなくなるし
当然、聞く側も拾いにくくなります。

自分が伝えたい事、目的があればそこへ向けた内容を伝える事で
周りも拾いやすくなります。

イベントを成功させたい、次に繋がるものを生み出したいのなら
作品などメインとなるものだけでなく補助となる資料にも力を注い
でいくと良いかなと僕は思います＾＾

【　まとめ　】

今回は、個展やワークショックなどのイベントを開催するうえで
必要な資料作りについてお話ししました。

●イベント開催に必要な事
・1. イベントのコンセプトと目的設定
・2. 会場の選定
・3. 必要な機材や備品のリストアップ
・4.宣伝
・5. 資料作り
・6. 法的な手続きと契約

●資料作り
・準備に必要な資料
　スケジュール管理表
・本番であると良い資料
　自己紹介
　作品紹介集
　体験用資料
　その他の資料

●目的ある資料作りを

「来て見て感じてください！」は、主催者側の都合です。
感じる事はもちろん大事ですがそれ以上の魅力を伝える補助材
として資料があります。

実際に交える事で予想以上の効果を得る事が出来るのでご自身の
活動を本気で盛り上げたいとお考えであればデスクワークの領域
も広げていく事も検討してみても良いのかなと思います＾＾

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ここまで読んで頂きありがとうございます！
良きイベントに繋げられますように＾＾